Reuniões eficazes, por que não?

Durante uma reunião eficaz as pessoas se sentem valorizadas e depois, ao se recordarem dela, revivem emoções agradáveis e contagiam outras pessoas com o seu bem estar.Por Efraim da Silva Lima

Por Efraim da Silva Lima

Um quarteto animado

Recentemente, num saguão de hospital em Guarulhos – SP, fui despertado de um rápido cochilo, com uma conversa bastante animada para aquele ambiente. Eram quatro jovens executivos, que teciam elogios ao dirigente e aos participantes de uma reunião recente, a propósito da premiação dos melhores vendedores do primeiro semestre. Para mim, aqueles comentários foram inéditos; quase não acreditei. Afinal já me acostumara a ouvir queixas e não elogios quando alguém se referia às reuniões das quais tinham tido a desventura de participar. Por isso agucei a escuta.

Incrível, os rapazes estavam mesmo admitindo que haviam participado de uma reunião eficaz!

Como, por dever do ofício, participo de muitas reuniões e também me atrevo a ministrar treinamentos nesta área, fiquei imaginando a possibilidade mágica de poder levar aquele quarteto a tiracolo para que outras pessoas pudessem ver e ouvir o que foi um privilégio só meu. E você não se atreva a me dizer que se eu fosse uma pessoa prevenida teria gravado a cena ou adquirido a gravação do circuito interno do hospital. Por favor, não me faça sentir culpado!

Uma reunião eficaz, isto é possível

Concordo com o depoimento espontâneo e quase eufórico daquele quarteto e afirmo: reuniões eficazes existem. Abaixo relaciono alguns de seus indícios: • Durante uma reunião eficaz as pessoas se sentem valorizadas e depois, ao se recordarem dela, revivem emoções agradáveis e contagiam outras pessoas com o seu bem estar.

Os assuntos são debatidos até o seu natural término e no prazo previamente estabelecido. Os participantes compartilham a satisfação de que o tempo foi bem aproveitado e de que o seu papel foi importante. Ao término da reunião não se verificam sentimentos de perda de tempo e de menos valia.
Nas reuniões eficazes as pessoas sabem por que estão lá. Ninguém tem aquela sensação de “cachorro caído do caminhão de mudança”.
Quando ocorrem digressões, elas são breves e servem para descontrair. O foco é mantido.
As reuniões eficazes têm bem definido o término de cada um de seus tópicos e, de igual modo, a sua finalização. Ninguém fica com dúvidas.
Os recursos e os instrumentos necessários estão presentes, são utilizados com maestria, mas sem afetação. Estão a serviço da reunião, não se tornando vedetes nem tão pouco “distraidores”.
Objetivos são claramente explicitados no início e, se necessário, são relembrados ao longo da reunião.
As contribuições individuais são acatadas e o consenso é estimulado.
Os participantes são respeitados enquanto pessoas, independente da pertinência de suas idéias.
Se o que se deseja é a geração de idéias, estratégias são empregadas para que se verifique o fenômeno da sinergia.
Reuniões eficazes privilegiam os três “P’s”: Pessoas (mais do que satisfeitas, devem ser enriquecidas), Processos (adequados aos objetivos e ao quorum) e Produtos (como concretização dos objetivos).

A eficácia de suas reuniões

É possível que neste momento você esteja se recordando de uma reunião em particular. Utilize os itens acima para avaliar sua eficácia.

Independente do grau de eficácia desta “sua” reunião e, portanto, da qualidade e intensidade de seus sentimentos ao abrigá-la em sua memória, você pode decidir aprender com ela. Sugiro que você imite o que merece ser imitado e evite o que não valeu a pena, da próxima vez em que estiver dirigindo uma reunião ou simplesmente sendo um de seus participantes. Se o fizer você estará dando sua colaboração para que “suas” próximas reuniões sejam mais eficazes.

Reuniões refletem a vida

As reuniões são palcos. Neles as pessoas são atores. Representam papeis; aqueles mesmos que desempenham pela vida afora. Além da pauta oficial da reunião, existem as agendas individuais, nem sempre explícitas, que podem facilitar ou dificultar o andamento dos trabalhos. Quanto mais tenso o clima, mais os atores encarnam seus papéis. Então, elevar a eficácia de uma reunião requer bem mais do que as habilidades técnicas que podem ser desenvolvidas com o auxílio de leituras e treinamentos. Se você tiver esta pretensão, precisa estar atento ao seu próprio desempenho e ao quanto ele poderá estar eivado de velhos paradigmas e impregnado de visões distorcidas da realidade. Então, passe a investir em você mesmo; faça isto de maneira sistemática e consistente. Você merece!

As reuniões, eficazes ou não, são, na verdade, um laboratório para a vida diária, neste mundo que vem se caracterizando cada vez mais como a aldeia global, onde tudo e todos têm a ver com tudo e com todos. Não é possível nos ignorarmos mutuamente sem que soframos as conseqüências decorrentes deste ato. Diante desta realidade importa que admitamos nossa singularidade como pessoas e que tiremos partido de nossas inevitáveis reuniões. Como espaço terapêutico, elas podem ser oportunidades de aprendizagem e de crescimento para todos nós; enquanto pessoas, cidadãos e membros de grupos.

Novamente o quarteto

O anônimo quarteto do saguão do hospital, a quem agora sou grato, foi a inspiração para estas reflexões. Os rapazes não me convidaram para aquele papo animado – aquela reunião informal. Isto não tem a mínima importância. Estava lá e aprendi com eles estas coisas que agora compartilho com você. Valeu.

Efraim da Silva Lima é sócio de Excelência – Desenvolvimento de Pessoas e Instituições. Coordenador de Expansão Estadual do CIEEMG, consultor e palestrante.

E-mail: efraim_lima@yahoo.com.br ou excelencia.act@bol.com.br

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